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¿Qué es un sistema de Contabilidad Integral y para qué sirve?

Un Sistema de Contabilidad Integral es un software creado para poder llevar el registro contable de forma automatizada y en línea. Está diseñado tanto para medianas, pequeñas y grandes empresas, y con el fin de facilitar sus tareas contables, que le ayuden a cumplir con sus obligaciones fiscales.

Al tratarse de un programa de contabilidad en línea, es posible realizar en una sola plataforma, diversas operaciones importantes para la salud financiera del negocio, mediante la automatización de registros con el fin de mantener siempre actualizada la información.

De acuerdo con la legislación fiscal vigente, los contribuyentes tienen la obligación de llevar un registro puntual de su contabilidad, para posteriormente cargarla en la plataforma del SAT en el momento de las declaraciones pertinentes, mediante las Guías de llenado del Sistema de Administración Tributaria (SAT).

¿Para qué sirve un Sistema de Contabilidad Integral?

Las funciones que tiene un Sistema de Contabilidad Integral tienen el objetivo de facilitar el trabajo contable y minimizar la probabilidad de errores. Te las explicamos a continuación:

• Administración de cuentas.

Mediante catálogos predefinidos, de acuerdo con las necesidades de cada empresa, ya que es posible: 

• Personalizarlo para asociar los códigos agrupadores, cargados previamente, con cada una de las cuentas, según los requerimientos del SAT.

Permite importar información desde archivos de Excel para agilizar la captura de información. 

Realizar la administración de las compras y ventas.

Es posible hacer consultas en el momento que así se desee para verificar saldos históricos en moneda contable o simplemente ver el auxiliar de cada cuenta.

• Automatización de los registros.

Esto se logra al poder descargar comprobantes fiscales (CFDI) directamente de la página del SAT para poder incorporarlas al sistema; mediante la utilización de pólizas dinámicas y pólizas modelo para registrar fácilmente los movimientos frecuentes. 

Además, el sistema permite realizar la auditoría de pólizas para impedir modificaciones posteriores y el uso de pólizas privadas para mantener la confidencialidad de la información.

• Validar la situación de aliados comerciales.

Otra de las grandes ventajas de un sistema de este tipo es que permite verificar la situación fiscal de las personas con las que tienes relación comercial, directamente con el SAT, para descartar Empresas Facturadoras de Operaciones Simuladas (EFOS).

•  Contabilidad electrónica.

Mediante la generación de archivos ZIP y XML, según lo requerido por el SAT, desde los catálogos de cuentas, previamente cargados. Además, es posible firmar digitalmente los archivos para mayor seguridad de la información enviada. 

Por otro lado, es posible organizar todos los CFDI por ingresos, egresos, por empresa y validarlos en línea. Posteriormente, es posible consultar los folios de los comprobantes y obtener las bases de los impuestos.

•  Manejo de multimoneda

Con un sistema de Contabilidad electrónica es posible llevar un registro de saldos en moneda extranjera, consultar reportes en dólares, así como auxiliares en el tipo de cambio elegido y generar pólizas con el ajuste cambiario de forma inmediata.

•  Centro de costos, proyectos y departamentos

Esto permite tener claridad financiera en cada proyecto, con la posibilidad de registrar hasta 999 departamentos, donde sea necesario controlar gastos, ingresos y presupuestos.

•  Facilidad en el cálculo de impuestos

Al generar automáticamente el cálculo y desglose del IVA de cada movimiento y su retención, evita errores para las declaraciones del ISR.

La herramienta ayuda a conocer los impuestos, mediante la emisión de reportes sobre el IVA trasladado y acreditable; IVA e ISR retenido, entre otros.

•  Seguimiento de activos y depreciación

El sistema también sirve para capturar los activos de la empresa, así como los gastos asociados a su mantenimiento y seguro. Es posible generar pólizas de alta, baja y depreciación, así como generar cálculos de depreciación contable de forma automática, de acuerdo con la ley del ISR.

•  Obtener reportes con un Sistema de Contabilidad Integral

Tener a la mano información actualizada, mediante estadísticas y reportes analíticos, facilita la toma de decisiones de forma oportuna, al conocer la salud financiera del negocio, de manera confiable: balanza de comprobación, balance general, estado de resultados, presupuestos, libro mayor, entre otros.

Además, las gráficas son totalmente personalizables para obtener indicadores financieros por periodos determinados.

Por otro lado, es posible configurar diseñar nuevos formatos de reporte, personalizados con datos específicos, disponibles mediante archivos: XLS, TXT, XML y HTML, así como la posibilidad de exportarlas en Excel.

¿Qué buscar en un sistema de contabilidad integral?

Te compartimos algunos puntos importantes para seleccionar el programa más adecuado para llevar el registro contable de tu compañía:

• Que sea de uso sencillo e intuitivo

El software debe estar diseñado para tener un uso intuitivo y sencillo para el personal de los departamentos de contabilidad, con el fin de que, luego del proceso de adaptación, la herramienta realmente contribuya a mejorar la gestión, mediante el ahorro de tiempo y recursos, así como la simplificación de los procesos.

• Busca que garantice seguridad

Los registros contables y fiscales de la compañía son información sensible, de manera que su acceso debe estar debidamente controlado, para evitar cualquier fuga de datos o uso inadecuado de los mismos. Por ello, es importante que en el sistema puedan configurarse permisos y perfiles de usuarios para el ingreso seguro.

• Espacio en la nube

Tener un espacio virtual de almacenamiento permite compartir y consultar información contable, financiera y fiscal con los diferentes departamentos o personas involucradas en los procesos de la empresa. Esto permite actualizar la información de inmediato y llevar un mejor control y seguimiento, independientemente del lugar donde se encuentren las personas.

¿Cuánto cuesta el programa COI de Aspel?

El Sistema de Contabilidad Integral de Aspel: Aspel COI, está disponible con una suscripción desde $333 al mes más IVA, en su versión 9.0, para un usuario.

Sin embargo, su precio variará de acuerdo con el almacenamiento que tu compañía requiere para el registro de su contabilidad, es decir, con base en las características de cada empresa: su facturación, sucursales y número de usuarios requeridos. 

Aspel COI, es el Sistema de Contabilidad probado por miles de empresas en México y permite descargarlo en línea para probarlo gratis por 30 días. 

No lo pienses más y solicita ya tu prueba llenando el formulario para conocer sus funciones y la forma en que pueden integrarse a los flujos de trabajo de tu empresa para agilizar los procesos contables.